كيفية أخذ نسخة احتياطية من Microsoft Outlook

النسخ الاحتياطي للبريد الإلكتروني خطوة مهمة لحماية رسائلك وجهات الاتصال والمواعيد من الفقدان في حالة تلف الجهاز أو إعادة تثبيت النظام أو حدوث أي عطل مفاجئ.
برنامج Microsoft Outlook يتيح طريقة سهلة لحفظ نسخة كاملة من بياناتك على جهازك.

لماذا تحتاج نسخة احتياطية؟

• حماية الرسائل المهمة من الحذف أو الفقد.

• نقل البريد إلى جهاز جديد.

• الاحتفاظ بجهات الاتصال والمواعيد.

• الأمان في حال تعطل النظام أو البرنامج.

الطريقة الأساسية: التصدير إلى ملف PST

Outlook يسمح بحفظ جميع البيانات داخل ملف يُسمى PST وهو ملف يحتوي على:

• الرسائل

• جهات الاتصال

• التقويم

• المهام

• المجلدات

خطوات أخذ النسخة الاحتياطية

1. فتح برنامج Microsoft Outlook.

2. الضغط على File (ملف) من أعلى الشاشة.

3. اختيار Open & Export.

4. الضغط على Import/Export.

5. اختيار Export to a file ثم Next.

6. اختيار Outlook Data File (.pst) ثم Next.

7. تحديد البريد أو المجلد المراد نسخه (يمكن اختيار الحساب بالكامل).

8. تفعيل خيار Include subfolders لنسخ كل المجلدات.

9. اختيار مكان الحفظ على الجهاز.

10. الضغط على Finish.

يمكنك إضافة كلمة مرور للملف (اختياري)، ثم سيتم إنشاء ملف النسخة الاحتياطية.

أين يُفضل حفظ النسخة؟

• قرص خارجي (USB أو External HDD).

• خدمة تخزين سحابي.

• جهاز آخر غير الجهاز الأساسي.

تجنب حفظ النسخة في نفس القرص الذي يحتوي على النظام فقط، لأن الهدف هو الحماية في حال تلف الجهاز.

كل كم يجب أخذ نسخة احتياطية؟

• البريد الشخصي: مرة كل شهر.

• بريد العمل: أسبوعياً أو حسب كثافة الاستخدام.

• قبل إعادة تثبيت النظام أو تغيير الجهاز.

نصائح إضافية

• تأكد من أن حجم الملف منطقي ويحتوي البيانات.

• لا تشارك ملف PST مع أي جهة غير موثوقة.

• يفضل تسمية الملف بتاريخ النسخ لسهولة الرجوع إليه.

• في حال وجود عدة حسابات بريد، يُفضّل نسخ كل حساب على حدة.

خلاصة

النسخ الاحتياطي في Microsoft Outlook عملية بسيطة لكنها مهمة جداً لحماية رسائلك وبياناتك.
الاعتماد على ملف PST وحفظه في مكان آمن يضمن استرجاع بريدك بسهولة في أي وقت دون فقدان معلوماتك المهمة.